Untuk merumuskan suatu program kerja dalam bisnis atau perusahaan anda, anda tentu memerlukan suatu momen seperti rapat atau meeting. Duduk bersama dalam satu meja untuk membahas kepentingan bersama perusahaan dalam beberapa jangka waktu ke depan, tentu harus dikemas sebaik mungkin dengan cara yang efektif. Keefektifan rapat yang dilakukan dapat berpengaruh pada hasil rapat yang dirumuskan hingga pada pelaksanaannya dalam dunia kerja yang sebenarnya.
Rapat yang efektif adalah rapat yang dilaksanakan secara kondusif, dimana waktu, tempat serta suasananya disusun sebaik mungkin sehingga rapat dapat berjalan dengan lancar, tidak ricuh, saling menghargai dan mendapatkan hasil yang mufakat. Siapapun tentu berusaha untuk melakukan rapat yang efektif. Lantas, bagaimanakah caranya agar dapat melaksanakan rapat dengan efektif? Berikut tips dari bisnishack.com untuk membuat rapat menjadi jauh lebih efektif, baik dalam prosesnya maupun hasilnya.
1. Pilih tempat yang mendukung
Pilihlah tempat yang mendukung untuk rapat. Untuk memilih tempat seperti apa yang mendukung, perlu menyesuaikannya dengan jumlah peserta rapat, suasana rapat, materi rapat yang akan dibahas, serta estimasi waktu berama lama rapat akan dilaksanakan. Jika peserta rapat tidak begitu banyak, anda bisa menggunakan meeting room yang berukuran sedang, dengan bentuk meja yang bisa dikelilingi oleh seluruh peserta rapat.
Namun, bila peserta rapat melibatkan banyak orang, anda bisa menggunakan aula untuk rapat ataupun gedung pertemuan. Selain itu, bila rapat tidak begitu resmi, anda pun dapat melakukan rapat di luar kantor dengan gaya ruangan yang lebih fleksibel, misalnya taman, saung, ruang terbuka, dan lain sebagainya. Ya, semua bergantung pada bagaimana konsep rapat yang akan dilaksanakan.
2. Pilih waktu yang sesuai
Selain urusan tempat, urusan waktu juga menjadi hal yang krusial bagi pelaksana rapat. Pilihlah waktu yang tepat dan tidak merugikan seluruh peserta rapat. Pastikan seluruh anggota rapat tidak akan keberatan untuk mendatangi rapat pada waktu yang telah ditentukan. Perkirakan juga bagaimana sekiranya suasana hati anggota rapat pada waktu tersebut, apakah mereka masih berkenan untuk bergelut dengan materi rapat atau tidak.
Misalnya, ketika anda memilih waktu rapat di atas jam 8 malam dengan perkiraan semua orang memiliki waktu luang pada jam tersebut. Namun di sisi lain, pada jam 8 malam seseorang sudah tidak lagi memiliki gairah yang cukup tinggi untuk berkutat dalam rapat karena mereka cenderung memanfaatkan waktunya untuk beristirahat.
3. Tentukan suasana yang ingin dibawa dalam rapat
Dalam membawa rapat, anda perlu menentukan suasana seperti apa yang akan dibawa dalam rapat. Apakah santai, serius, ataupun resmi, perlu ditentukan sejak awal. Penentuan ini nantinya akan menentukan pakaian, barang bawaan, materi yang disiapkan oleh para peserta rapat yang dapat disampaikan melalui undangan rapat.
Ketika rapat berlangsung, pengisi rapat harus konsisten terhadap suasana yang telah ditentukan. Bawa suasana dan semangat para peserta rapat dengan sebaik dan serapi mungkin, paling tidak agar mereka tidak cepat jenuh, bosan dan lelah dalam mengikuti rapat selama beberapa jam ke depan. Hal ini penting, agar para anggota rapat tidak lantas kehilangan semangat yang dapat menyebabkan hasil rapat pun akan menjadi kosong melompong.
4. Minta setiap peserta dalam rapat untuk menuliskan dan menyampaikan idemereka
Agar rapat berjalan efektif, anda perlu melibatkan setiap anggota atau peserta kelompok dalam memberikan masukan ataupun menyampaikan ide – idenya. Dengan demikian, mereka yang hadir pada rapat merasa dihargai keberadaannya. Arahkan seluruh anggota rapat untuk aktif dan saling mengisi satu sama lain, dengan menyampaikan segala yang ada di pikiran mereka untuk dibagi dalam forum.
Setelah masukan demi masukan ditampung, anda pun bisa merumuskannya bersama – sama dengan memilih yang terbaik untuk dilaksanakan. Keputusan bersama menjadi hal yang sangat diperhatikan dalam sebuah rapat, karena berbekal dengan kesepakatan itulah langkah – langkah selanjutnya dapat berjalan dengan baik.
5. Saling menghargai antar anggota rapat
Berbagai macam karakter anggota, tentu menimbulkan berbagai macam masukan, ide ataupun saran yang masuk ke dalam forum rapat. Agar rapat dapat berjalan efektif, perlu diterapkan asas saling menghargai adanya perbedaan pendapat satu sama lain. Hal ini ditujukan agar dalam rapat tidak akan terjadi perdebatan yang alot dan susah diputuskan. Selain itu, peredebatan – perdebatan yang tidak dilandasi rasa saling menghargai justru akan menimbulkan perpecahan pada tim itu sendiri. Tentu hal ini akan berdampak buruk pada kelangsungan perusahaan.
6. Bangun konsentrasi yang serius, jauhkan ruang rapat dari hal – hal yang dapat mengalihkan perhatian peserta
Jangan lupa dalam mendekor ruangan rapat, perlu menjauhkan hal – hal yang dapat mengalihkan perhatian peserta rapat. Sisihkan barang – barang yang sekiranya tidak begitu diperlukan dalam rapat seperti televisi, alunan musik keras, kaca dan lain sebagainya. Bila ruangan yang digunakan untuk rapat memang adalah ruangan rapat, biasanya ruangan sudah memiliki dekorasi yang kondusif. Namun apabila melakukan rapat di ruangan yang lain, anda perlu mendekor ruangan dengan sekondusif mungkin dengan menjauhi hal – hal yang tidak diperlukan.
7. Susun pembagian waktu, kapan waktu untuk presentasi, berbicara, dan bertanya
Selain menentukan estimasi waktu berapa lama akan melakukan rapat, ada baiknya anda juga perlu menentukan pembagian waktu selama rapat. Pembagian waktu tersebut misalnya, menentukan waktu kapan pemimpin rapat berbicara, kapan peserta rapat berbicara, kapan waktu untuk presentasi, kapan waktu untuk tanya jawab, dan masih banyak lagi. Susunlah pembagian waktu tersebut sesuai dengan alur rapat yang akan diciptakan.
Dengan demikian, materi rapat yang sedang dibahas tidak akan meluas kemana – mana sehingga kesimpulan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Adanya pembagian waktu seperti ini juga dapat menghindari adanya tumpang tindih dan perdebatan antar anggota yang kemungkinan dapat menyebabkan perselisihan antara tim kerja itu sendiri. Bila perselisihan telah terjadi, tujuan perusahaan justru lebih sulit tercapai, bukan?
Itulah tujuh tips dari bisnishack.com untuk membuat rapat menjadi berjalan dengan efektif. Rapat merupakan satu forum yang terkadang membosankan namun sebenarnya sangat diperlukan. Melalui rapat, pendapat semua pihak dapat tersalurkan. Dari situ pula terjalin komunikasi dan keakraban antar anggota. Yang tadinya pendiam, ketika di forum rapat dituntut untuk berbicara mau tidak mau harus berbicara. Dari situ pula toleransi antar anggota diperoleh. Bagaimana caranya tetap mempertahankan alasan sendiri tanpa menjatuhkan alasan orang lain, dan lain sebagainya. Banyak sekali manfaat yang diperoleh dari rapat.