Bisnis fotokopi bukanlah bisnis baru. Hampir di sekitar sekolah, kampus, dan perkantoran terdapat tempat fotokopi. Lokasi perkantoran dan sekolah memang menjadi lokasi yang strategis untuk bisnis tersebut, karena fotokopi dan alat tulis yang biasa dijual menjadi sebuah kebutuhan bagi para pekerja, pelajar, dan mahasiswa.
Untuk menjalankan usaha ini, tentu mesin fotokopi adalah peralatan utama yang selalu digunakan. Oleh karena itu, dalam membeli mesin fotokopi harus cermat dan teliti agar dapat menguntungkan usaha. Berikut ini akan disajikan beberapa tips dalam memilih mesin fotokopi yang baik dan bermanfaat bagi usaha Anda:
Tentukan jenis mesin fotokopi dari jenis usaha
Usaha yang akan dijalankan menentukan jenis fotokopi yang akan dibeli. Apakah ingin menjalankan fotokopi hitam putih saja atau bisa untuk fotokopi bewarna? Jenis mesin fotokopi ada dua, yaitu mesin fotokopi berwarna dan mesin fotokopi hitam-putih. Mesin fotokopi berwarna memakai tinta berwarna cyan, kuning, magenta, dan hitam, sedangkan untuk mesin fotokopi hitam-putih hanya memakai tinta hitam.
Mesin fotokopi berwarna memang terbilang lebih mahal. Namun, bisa digunakan untuk print foto atau gambar berwarna. Untuk Anda yang tidak memiliki modal usaha terlalu besar, disarankan untuk membeli mesin fotokopi hitam-putih karena harga lebih terjangkau. Anda bisa membeli printer jika memang ingin membuka usaha fotokopi, rental komputer, dan print.
Beli atau sewa mesin fotokopi
Untuk keleluasaan penggunaan dan menghasilkan fotokopian yang lebih berkualitas, sangat disarankan untuk membeli mesin fotokopi. Memilih mesin baru atau rekondisi, bisa menjadi poin pertimbangan setelahnya. Membeli mesin fotokopi sendiri sangat disarankan karena Anda dapat memperbaiki atau mengganti spare parts sesuai kebutuhan Anda tanpa khawatir dengan pertimbangan orang lain.
Namun, jika memang modal Anda sangat terbatas, menyewa mesin fotokopi dari orang lain bisa menjadi pilihan. Menyewa mesin fotokopi milik orang lain tentu ada konsekuensinya. Pendapatan secara tidak langsung tidak dapat Anda nikmati sendiri. Inilah yang disebut Sistem Bagi Hasil (SBH). Anda harus dapat bernegosiasi dengan pemilik mesin dalam bagi hasil dari pendapatan usaha fotokopi Anda.
Mesin fotokopi baru atau rekondisi
Usaha yang memberikan pelayanan yang berkualitas harus dimiliki oleh setiap pelaku usaha. Peralatan merupakan instrumen dalam menjalankan usaha tersebut. Jika Anda ingin memberikan hasil fotokopian yang terang dan jelas, pilihlah mesin fotokopi yang memiliki kondisi baik. Kondisi baik di sini adalah tidak ada kerusakan dalam setiap bagian mesin. Namun bukan berarti semua mesin fotokopi rekondisi dijual dalam keadaan buruk.
Untuk Anda yang bermodal cukup besar, belilah mesin fotokopi yang baru. Jangan lupa untuk mengecek semua perangkat yang ada. Jika Anda tidak memiliki modal yang cukup besar, mesin fotokopi rekondisi bisa menjadi pilihan. Namun, untuk mesin ini harus lebih diperhatikan. Mesin fotokopi rekondisi merupakan mesin fotokopi bekas yang biasanya telah dipakai di luar negeri. Meski kerangka luar terlihat baik, spare parts mesin harus di cek secara teliti.
Mesin fotokopi analog atau digital
Mesin fotokopi analog bisa disebut sebagai mesin fotokopi tradisional karena hanya bisa digunakan untuk fotokopi saja. Mesin fotokopi analog terbilang lebih murah dibanding mesin fotokopi digital. Dari segi kualitas, tidak ada perbedaan yang jauh antara mesin fotokopi analog dan digital.
Mesin fotokopi digital terbilang lebih mahal karena bisa digunakan untuk scanning, edit, dan print, bahkan terdapat mesin fotokopi digital yang dapat digunakan untuk mengirim atau menerima fax dan menerima email. Resolusi yang dimiliki mesin ini pun lebih baik, sehingga kualitas gambar dan tulisan fotokopi perbesar lebih jelas.
Mesin ini juga dapat mengedit halaman yang akan difotokopi. Editing dalam hal ini adalah mesin ini dapat menambahkan nomor halaman dan tanggal pada hasil fotokopian. Tidak heran jika mesin fotokopi digital yang serba bisa ini terbilang lebih mahal dibanding mesin fotokopi analog.
Kemudahan membeli spare parts
Membeli mesin fotokopi tidak hanya melihat kelengkapan dan kualitas mesin beserta spare partsnya. Kemudahan dalam mencari spare parts baru haruslah menjadi pertimbangan dalam memilih mesin fotokopi. Jika suatu waktu terdapat spare part mesin yang rusak, Anda dapat segera membeli penggantinya di tempat penjualan spare parts mesin fotokopi. Spare parts yang sulit dicari akan memperlambat Anda dalam bekerja.
Selain itu, harga spare parts mesin fotokopi juga sebaiknya terjangkau. Meski mesin fotokopi yang Anda pilih terbilang cukup mahal, jangan sampai spare partsnya juga memakan dana yang besar. Anda boleh memilih usaha fotokopi yang mementingkan kualitas, tetapi jangan sampai permasalahan spare parts yang sulit dicari dan mahal menjadi kendala bagi usaha Anda. Keberlangsungan usaha merupakan hal yang terpenting untuk dicapai.
Speed dan memori mesin fotokopi
Mesin fotokopi memiliki speed atau kecepatan yang beragam. Ada mesin yang memiliki kecepatan 10-30 CPM (Copies Per Minute) hingga 45-60 CPM. Semakin cepat mesin fotokopi Anda bekerja, maka usaha Anda akan terbilang lebih efisien dalam hal waktu pelayanan. Jika usaha fotokopi Anda berada di area padat perkantoran dan sekolah, lebih baik menggunakan mesin fotokopi dengan speed yang tinggi demi efisiensi waktu. Namun, speed mesin fotokopi juga harus dibarengi oleh kecepatan dalam mengoperasikan mesin tersebut.
Ketersediaan memori juga perlu diperhatikan pada saat membeli. Memori dibutuhkan bagi mesin fotokopi digital. Ketersediaan memori dalam mesin sangat dibutuhkan untuk scanning dan fotokopi atau print dalam skala besar. RAM yang tersedia biasanya mencapai 256 MB. Namun, Anda bisa menambahkan hard disk untuk menambah memori pada mesin fotokopi Anda.
Kelengkapan aksesoris mesin
Aksesoris dalam penjualan mesin fotokopi merupakan kelengkapan yang dibutuhkan mesin. Aksesoris-aksesoris tersebut adalah paper tray, paper feed tray, bypass tray, ADF, dan duplex. Fungsi dari paper tray dan paper feed tray serupa, yaitu menampung sheet kertas yang akan dicetak. Biasanya setiap tray bisa menampung hingga 500 sheets kertas. Bedanya dengan bypass tray adalah bypass tray digunakan untuk menampung kertas yang telah dicetak.
Aksesoris lainnya adalah Automatic Document Feeder (ADF) dan duplex. Fungsi ADF sama dengan paper tray, tetapi letak ADF berada di atas, sedangkan paper tray berada di bawah . ADF mampu menarik kertas masuk ke dalam mesin secara otomatis. Di samping itu, duplex merupakan fiture untuk memfotokopi bolak-balik. Untuk memastikan kondisi ADF dan duplex bekerja dengan maksimal, lakukan cek fotokopi sebelum membeli.
Garansi dan buku pedoman pemakaian dan perawatan
Garansi mesin fotokopi pada umumnya adalah 1 tahun. Perhatikan tanggal akhir garansi mesin fotokopi tersebut. Tanggal akhir garansi mesin harus sesuai dengan lama garansi mesin tersebut. Selain itu, pedoman pemakaian dan perawatan mesin fotokopi harus termasuk dalam pembelian mesin. Biasanya pedoman pemakaian dan perawatan berupa buku. Lebih baik jika pedoman pemakaian dan perawatan mesin fotokopi berupa Compact Disc (CD) agar dapat tervisualisasikan cara pengoperasian mesin fotokopi secara benar.
Memilih mesin fotokopi yang memiliki kondisi baik dan berkualitas sangat penting bagi kualitas pelayanan usaha fotokopi. Agar hasil fotokopian lebih jelas dan pelayanan usaha lebih efisien, sebaiknya membeli mesin fotokopi digital yang baru dengan speed yang cukup tinggi, memori yang cukup besar, spare parts yang mudah dibeli dan harga terjangkau, dan tidak memakan biaya perawatan yang mahal. Mungkin mesin fotokopi tersebut bisa lebih mahal daripada mesin fotokopi analog, tetapi dapat meraup pendapatan yang lebih tinggi.