Usaha fotokopi merupakan usaha yang relatif mudah untuk dilakukan. Bukan hanya karena mudah dalam pengerjaannya, tetapi modal yang diperlukan juga tidak terlalu besar. Untuk membuka sebuah tempat usaha fotokopi, jumlah modal yang dibutuhkan hanya berkisar 10-25 juta rupiah. Selain itu, peralatan untuk usaha ini juga tidak memakan banyak biaya, karena biasanya hanya menyangkut alat tulis kantor (ATK) dan komputer jika diperlukan.
Inilah mengapa usaha fotokopi masih berpeluang menguntungkan ke depan. Selain karena dibutuhkan oleh banyak kalangan, usaha fotokopi ini dapat dikembangkan dengan berbagai cara, seperti ditambah fasilitas rental komputer, warung internet (warnet), dan print. Anda tertarik dengan usaha fotokopi ini? Berikut ini ada beberapa tips yang perlu diperhatikan dalam mendirikan usaha fotokopi:
Penentuan lokasi usaha
Hampir seluruh pelaku usaha harus memperhatikan lokasi usahanya, tidak terkecuali usaha fotokopi. Lokasi usaha fotokopi seharusnya berada tidak jauh dari wilayah kampus, area perkantoran, dan sekolah. Pelajar dan karyawan kantoran merupakan sasaran dari bisnis ini. Jangan terpengaruh akan banyaknya saingan. Usaha fotokopi pasti menjamur di lokasi-lokasi tersebut.
Oleh karena itu, lokasi usaha haruslah dibarengi dengan luas tempat usaha dan pelayanan yang berkualitas. Untuk menarik perhatian konsumen, tempat usaha fotokopi sebaiknya lebih dari 12 m2. Tempat usaha yang cukup luas dapat dimanfaatkan untuk membuka usaha fotokopi yang besar dengan jumlah 2-3 mesin fotokopi. Selain itu, usaha rental komputer, print, dan penjualan alat tulis kantor (ATK) dapat juga dimasukan dalam list usaha Anda.
Peralatan dan perlengkapan usaha
Peralatan pokok dalam usaha fotokopi ini tentu saja mesin fotokopi. Anda dapat memilih jenis mesin fotokopi yang Anda kira-kira butuhkan. Mesin fotokopi berwarna atau hitam-putih, mesin fotokopi analog atau digital, mesin fotokopi bermerek Canon atau lainnya, mesin fotokopi baru atau rekondisi, dan pertimbangan lainnya. Pemilihan mesin tergantung pada modal yang Anda miliki.
Anda sebaiknya mencari tahu tentang berbagai jenis merek mesin fotokopi sebelum membeli. Mesin fotokopi yang seringkali digunakan oleh pelaku usaha fotokopi adalah Canon dan Xerox. Dalam memilih merk, perhatikan juga spesifikasi mesin tersebut.
Speed, fiture, drum, ADF (Automatic Document Feeder), memori, duplex, dan berat mesin bisa menjadi pertimbangan Anda. Semakin lengkap dan berkualitas fiture yang diberikan, semakin tinggi juga harga yang ditawarkan. Kembali lagi, modal Anda berpengaruh pada pemilihan mesin.
Selain mesin fotokopi, peralatan lain yang dibutuhkan untuk usaha ini adalah alat pemotong kertas, alat laminating dan jilid. Alat-alat tersebut harus ada di setiap tempat usaha fotokopi, karena usaha fotokopi tidak hanya untuk memfotokopi kertas, tetapi juga untuk menjilid atau melaminating buku. Laminating juga sangat dibutuhkan bila sekali terdapat konsumen yang membutuhkan jasa tersebut.
Jika ingin mengembangkan usaha fotokopi yang besar, maka dibutuhkan mesin fotokopi yang lebih dari satu buah. Sebaiknya, mesin fotokopi yang dimiliki tidak berasal dari merk yang persis sama, misalnya satu mesin bermerk Canon IR 6000 yang terbilang canggih dengan fiture scanning, print, dan lainnya; dan mesin lainnya bermerk Canon yang termasuk mesin fotokopi analog. Hal tersebut untuk menghindari kerusakan mesin di bagian yang sama.
Peralatan lainnya yang mungin menjadi pertimbangan adalah perangkat komputer dan printer. Peralatan ini untuk mengembangkan usaha fotokopi agar tidak hanya untuk fotokopi, tetapi juga untuk rental komputer dan print.
Perangkat komputer yang sebaiknya digunakan pun dalam kondisi yang baik, menggunakan software windows terbaru, dan menginstal anti virus serta selalu mengupdate secara berkala. Untuk printer dapat menggunakan printer dari berbagai merk. Printer ini dapat digunakan untuk keperluan print berwarna, jika Anda memang memilih mesin fotokopi hitam-putih.
Perlengkapan usaha
Untuk perlengkapan usaha fotokopi, usaha menjual alat tulis kantor merupakan padanan yang tepat. ATK yang dijual pun perlu diperhatikan kegunaannya. Perbanyak perlengkapan untuk menjilid, seperti kertas buffalo, halaman plastik, dan kertas warna-warni. Selain itu, sediakan pula perlengkapan surat menyurat, seperti amplop, kertas, pulpen, lem kertas, perangko, dan lainnya.
SDM
Menjalankan usaha fotokopi sendiri atau mempekerjakan orang merupakan pilihan . Jika usaha Anda tidak terlalu besar, hanya untuk fotokopi dan menjual ATK, Anda dapat bekerja sendiri. Tetapi dilihat dari pelayanan fotokopi yang tidak hanya untuk fotokopi, tetapi juga menjilid atau laminating, rasanya bekerja sendiri akan lebih melelahkan dan tidak efisien dalam waktu pelayanan. Pekerjakan pegawai, setidaknya satu orang.
Dalam merekrut pegawai, banyak yang perlu diperhatikan. Kegigihan, kesabaran, ketelitian, dan kejujuran adalah modal dalam merekrut pegawai dalam usaha fotokopi. Orang tersebut harus gigih dalam belajar mengoperasikan mesin fotokopi, printer, komputer, dan alat laminating.
Kesabaran dibutuhkan oleh seorang pegawai usaha fotokopi karena akan melayani banyak konsumen, bahkan dapat mencapai puluhan dalam satu waktu. Ketelitian juga dibutuhkan agar hasil fotokopi tidak salah hitung dan hasil jilid atau laminating rapi, sedangkan kejujuran dibutuhkan dalam hal keuangan usaha. Kesalahan teknis fotokopi, misalnya hasil fotokopi tidak jelas atau miring merupakan kesalahan pegawai. Oleh karena itu, pegawai harus jujur untuk mengganti kesalahan fotokopi yang sudah mengurangi jumlah kertas dan tinta.
Bila membuka usaha fotokopi dalam skala besar, pegawai yang dibutuhkan bisa mencapai 3-4 pegawai. Masing-masing pegawai harus piawai dalam mengoperasikan semua peralatan usaha. Agar pegawai terampil mengoperasikan semua peralatan tersebut, sebaiknya Anda sebagai pemilik tempat usaha memberikan pelatihan kecil bagi pegawai Anda. Hal tersebut dibutuhkan selain memberikan buku pedoman penggunaan dan perawatan mesin.
Supplier atau pemasok barang
Perlengkapan usaha layaknya ATK, kertas, dan tinta merupakan perlengkapan yang harus selalu tersedia secara lengkap. Ketersediaan ini tergantung dari waktu penyuplaian perlengkapan usaha Anda. Belilah perlengkapan usaha dari supplier atau pemasok barang yang besar karena biasanya harga akan lebih murah dibanding dengan membeli dari supplier kecil yang juga membeli dari pemasok barang besar.
Dengan kata lain, membeli perlengkapan usaha sebaiknya dari distributor pertama atau bila dimungkinkan dari produsen barang tersebut. Selain itu, pembelian barang dalam jumlah besar juga akan membuat harga semakin murah.
Pelayanan yang berkualitas dan cepat
Tidak ada orang yang mau menunggu jasa fotokopi hingga satu jam. Kecekatan pegawai sangat dibutuhkan. Pelayanan yang diberikan oleh pegawai usaha fotokopi harus cepat namun berkualitas. Berkualitas dalam hal ini adalah dapat memberikan kepuasan kepada konsumen dari segi hasil fotokopi, jilid, laminating, atau lainnya yang diberikan. Hal tersebut dibutuhkan di era persaingan usaha fotokopi saat ini.
Untuk dapat bersaing dengan pelaku usaha fotokopi lainnya, Anda juga dapat berinovasi dengan membuka usaha fotokopi 24 jam, terutama di area kampus. Mahasiswa pada umumnya mengerjakan tugas kuliah pada malam hari dan membutuhkan usaha printer atau fotokopi pada dini hari. Namun, pelayanan 24 jam ini harus memperhatikan shift pegawai dan biaya listrik yang terus digunakan selama 24 jam.