Komunikasi merupakan salah satu hal penting dalam hidup, termasuk dalam bisnis. Kemampuan berkomunikasi yang baik membuat kita lebih lancar melakukan berbagai hal. Perselisihan di tempat kerja, rapat dengan petinggi perusahaan, pertemuan dengan klien, dan masalah-masalah lainnya dapat diselesaikan dengan strategi komunikasi yang tepat sasaran. Anda merasa tak terlalu pandai berkomunikasi? Jangan khawatir. Komunikasi bukanlah bakat yang dibawa sejak lahir. Kemampuan ini dapat dipelajari. Seberapa baik kemampuan komunikasi Anda tergantung pada seberapa keras Anda mempelajarinya. Berikut ini adalah cara untuk melakukan komunikasi efektif dalam bisnis:
1. Belajar untuk menyimpulkan penjelasan orang lain
Sepanjang hidup, Anda tentu telah berkomunikasi dengan berbagai jenis orang. Setiap orang memiliki karakteristik sendiri dalam berkomunikasi. Anda mesti pandai-pandai menyesuaikan diri. Orang yang berbicara secara blak-blakan dan tepat sasaran adalah tipe yang paling mudah dipahami. Sedangkan orang yang berbicara secara bertele-tele merupakan tipe yang paling sukar dipahami. Anda mesti menangkap maksud utama dari perkataannya yang seolah tak pernah habis. Bagaimana caranya? Memahami atau menyimpulkan penjelasan orang lain dapat dilakukan melalui dua cara: memerhatikan perkataannya, atau memerhatikan isyarat-isyarat tubuhnya. Lebih bagus lagi apabila dilakukan bersamaan.
Memerhatikan perkataan orang lain adalah hal yang gampang-gampang susah. Manusia memiliki naluri dasar untuk berbicara, tetapi enggan untuk mendengar. Padahal mendengar adalah salah satu syarat utama dari komunikasi efektif. Dengan melakukannya, Anda akan memperoleh informasi yang belum diketahui. Namun sebagian orang sangat andal mengecoh pendengarnya. Mereka mampu menyampaikan kebohongan dengan baik. Menghadapi orang seperti ini, bisa-bisa Anda menyimpulkan hal yang salah. Situasi tersebut dapat diatasi dengan cara kedua.
Perkataan orang bisa saja bohong, tetapi isyarat-isyarat tubuhnya tidak. Apa yang dimaksud dengan isyarat tubuh? Tak lain dan tak bukan ialah reaksi berupa gerakan yang dilakukan oleh seluruh anggota badan. Sebagai contoh, orang yang sedang cemas biasanya banyak berkeringat, tangan gemetaran, dan menggigiti kuku. Sedangkan orang yang berbohong biasanya enggan menatap mata pendengar atau tangannya jadi suka menyentuh wajahnya. Bagian tubuh yang bercerita paling banyak adalah mata. Setegar apa pun perkataan seseorang, kesedihan di matanya tak bisa disembunyikan. Begitu juga dengan orang yang sedang marah, senyumannya tak dapat menutupi amarah di matanya.
2. Bicara berdasarkan fakta
Jika ingin berlangsung efektif, pembicaraan harus didasarkan pada fakta. Topik pembicaraan harus jelas dan tidak ke sana kemari. Sebaiknya pembicaraan berlandaskan bukti-bukti, bukan gosip atau kabar burung. Menggosip adalah kegiatan berkomunikasi paling tidak efektif di dunia. Sebab hanya memberikan kesenangan, tidak memberikan hasil nyata apa pun. Sebaiknya Anda memastikan bahwa orang yang diajak bicara setuju untuk berkomunikasi secara efektif. Jika di tengah jalan ia melantur, giring pembicaraan ke topik utama.
Selain gosip, hal yang tidak termasuk fakta adalah kebohongan. Berbohong tidak dianjurkan karena membuat pembicaraan tak kunjung selesai. Anda yang menabur, Anda juga yang menuai. Jika menyampaikan satu kebohongan, Anda terpaksa harus menyampaikan kebohongan-kebohongan lain supaya tidak ketahuan. Bukankah ini membuang waktu? Jika enggan mengatakan sesuatu, sebaiknya tak usah dikatakan. Jika ada fakta yang tak mengenakkan tapi perlu disampaikan, sampaikan saja. Tak perlu berbohong. Lebih baik menerima akibatnya di awal daripada menerima di akhir dalam bentuk yang lebih gawat.
3. Saat bicara, cobalah untuk menjalin hubungan perasaan dengan para pendengar
Supaya dapat berkomunikasi efektif, orang yang diajak bicara perlu dibuat nyaman. Rasa nyaman membuat ia lebih terbuka pada Anda sehingga tercipta jalinan hubungan perasaan. Hal ini dapat dilakukan melalui tiga tahapan: tahap awal, tahap utama, dan tahap akhir. Tahap awal adalah saat Anda baru saja memulai pembicaraan dengan seseorang. Pastikan Anda tidak memberi kesan yang salah seperti mengintimidasi atau meremehkan. Berikan seulas senyum tulus. Jika baru saja berkenalan, sampaikan nama dan latar belakang Anda secara singkat. Tak perlu menceritakan hal-hal hebat untuk membuatnya terkesan. Bisa-bisa orang tersebut menjadi ciut nyalinya.
Tahap utama terjadi ketika pembicaraan Anda berdua berkembang. Coba posisikan diri sebagai pendengar. Kebanyakan orang merasa tersanjung ketika ada yang mau mendengarkannya. Namun ia akan tersinggung jika Anda tak mendengarkan dengan sungguh-sungguh. Saat mendengarkan, usahakan gestur tubuh tidak menyampaikan sinyal yang salah. Sebagai contoh, menyilangkan kedua tangan di depan tubuh memberi kesan tak peduli. Sedangkan menyembunyikan kedua tangan di belakang tubuh bisa diartikan Anda menyembunyikan sesuatu dari orang itu.
Tahap akhir terjadi saat pembicaraan Anda berdua selesai. Pastikan Anda berlalu dari hadapannya dengan cara yang sopan. Bisa dengan berjabat tangan dan mengatakan bahwa Anda senang berbicara dengannya. Poin terpenting yaitu menjaga kepercayaan orang tersebut. Jangan mengumbar ceritanya pada sembarang orang. Dengan menjalankan ketiga tahap ini, orang yang Anda ajak bicara akan merasa nyaman. Ia menjadi lebih mudah mengungkap fakta yang diperlukan.
4. Lakukan persiapan matang
Persiapan matang perlu dilakukan demi hasil yang maksimal. Supaya komunikasi dapat berjalan efektif, Anda sebaiknya mempersiapkan mental. Tanpa persiapan mental, bisa jadi Anda gugup saat berbicara dan lebih banyak diam. Hal ini dapat diakali dengan memperhatikan bagaimana orang-orang di sekitar Anda berkomunikasi. Fokuskan perhatian pada orang-orang yang komunikatif, biasanya mereka memiliki gaya bicara luwes yang dapat ditiru. Anda dapat belajar berkomunikasi dalam kehidupan sehari-hari. Setiap pembicaraan dengan orang lain merupakan pembelajaran.
Bagaimana jika Anda gugup bukan karena faktor internal, melainkan karena faktor eksternal? Misalnya Anda harus berbicara dengan orang yang belum pernah dikenal. Ketika bertemu, ternyata ia adalah seorang bule dari Amerika. Tentu tak mudah menyesuaikan diri dengan kebiasaan dan etika negaranya dalam waktu singkat. Apalagi jika ternyata Anda tak fasih berbicara dalam bahasanya, begitu pula sebaliknya. Komunikasi akan didominasi oleh bahasa isyarat ala tarzan. Hal ini tentu tidak efektif karena menghabiskan waktu, tenaga, dan ada kemungkinan salah menarik kesimpulan. Kondisi tersebut dapat diakali dengan mencari informasi terlebih dahulu tentang orang yang akan Anda ajak bicara.
5. Jelaskan suatu poin dengan referensi teori yang valid
Mental yang baik belum cukup untuk berkomunikasi efektif. Anda juga mesti mempersiapkan data-data mengenai topik pembicaraan. Hal ini penting terutama untuk rapat atau presentasi perusahaan. Pencarian dapat dilakukan melalui buku, internet, maupun bertanya langsung ke orang lain. Pastikan Anda memperoleh referensi teori yang valid. Hal ini penting untuk meyakinkan orang-orang yang diajak bicara. Teori merupakan dasar dari suatu topik, maka pahami dengan baik dan cari contohnya dalam kehidupan nyata. Sertakan nama-nama orang yang membuat maupun mengembangkan teori itu. Siapkan diri untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan.