Sumber daya manusia di bisnis fotokopi dan alat tulis dapat membantu bisnis tersebut menuju kesuksesan. Anda selaku pemilik bisnis tersebut, tidak akan sanggup untuk menangani bisnis ini seorang diri. Untuk itu diperlukan beberapa sumber daya manusia yang berkompeten. Berikut ini adalah tahapan-tahapan dalam aspek sumber daya manusia.
1. Perencanaan sumber daya manusia
Untuk mempekerjakan SDM, Anda harus merencanakan terlebih dahulu SDM seperti apa yang akan dipekerjakan di bisnis yang akan dijalankan. Karena kesuksesan suatu pelaksanaan pembangunan bisnis tergantung pada sumber daya manusia yang solid. Oleh karena itu, usahakan untuk membangun kerjasama tim yang selaras dan efektif dengan mengembangkan kemampuan teknis yang dimiliki masing-masing karyawan dan manajerial yang baik bagi seluruh karyawan sehingga akan tercipta sebuah tim yang handal dan dinamis.
2. Analis pekerjaan (job analysis)
Tahapan kedua adalah menganalisis pekerjaan dari masing-masing SDM yang akan dipekerjakan. Sehingga setiap karyawan akan memiliki tugasnya sendiri sehingga tidak akan ada “missing work”. Tetapi Anda juga harus menganalisis pekerjaan ini dengan benar. Misalnya untuk pekerjaan yang banyak membutuhkan fisik, seperti fotokopi, menjilid dan pekerjaan lain yang membutuhkan kecepatan manfaatkan tenaga laki-laki untuk pekerjaan ini.
Sedangkan untuk tenaga wanita, lebih banyak pekerjaan yang membutuhkan ketelitian, ketrampilan dan kerapian. Seperti, kasir dan merapikan barang dagangan alat tulis. Selain itu, usahakan untuk mencari tenaga kerja di daerah sekitar tempat usaha Anda dijalankan. Dengan begitu kehadiran bisnis fotokopi dan alat tulis di daerah tersebut selain dapat membantu masyarakat memenuhi kebutuhan alat tulis, tetapi juga dapat membuka lapangan pekerjaan bagi warga sekitar yang masih menganggur.
Selain itu, apabila karyawan berasal dari warga di sekitar tempat usaha, maka akan dapat lebih efektif dan efisien lagi dalam bekerja. Karena jarak dari rumah menuju tempat kerja tidak terlalu jauh. Dan antar karyawan akan muncul solidaritas dan keakraban yang tinggi karena berasal dari latar belakang daerah yang sama. Tetapi tentu Anda juga harus memilih warga yang memang berkompeten dan memiliki niat kerja yang tinggi untuk dapat menjadi karyawan di tempat usaha yang akan dijalankan.
3. Rekrutmen, seleksi, dan orientasi
Lakukan rekrutmen dengan jelas dan terbuka. Bukalah lowongan pekerjaan lengkap dengan syarat dan juga spesifikasi pekerjaannya. Anda dapat memasang iklan melalui media cetak, media elektronik atau mulut ke mulut. Lakukan juga rekrutment kepada warga sekitar yang sesuai dengan kriteria dan memiliki niat kerja yang kuat. Kemudian setelah membuka lowongan, maka akan banyak orang yang mengirimkan berkas lamaran.
Seleksilah para pelamar tersebut. Cari yang sesuai dengan spesifikasi kerja yang telah ditentukan. Untuk lebih dapat mengetahui kemampuan dari masing-masing pelamar, lakukan lah interview kepada mereka. Sampai ditemukan seseorang yang sesuai dengan kriteria dan jumlah yang dibutuhkan. Pilihlah calon karyawan yang mempunyai niat kerja yang tinggi, tidak perlu memiliki banyak pengalaman. Dengan niat dan kemauan yang tinggi, dia akan berusaha untuk belajar dan melakukan pekerjaan dengan baik.
Setelah ditemukan beberapa kandidat karyawan, lakukan orientasi pada mereka. Hal ini bertujuan untuk memperkenalkan kepada mereka tentang lingkungan di tempat kerja, situasi dan kelompok kerjanya. Juga jelaskan pada mereka tugas dan tanggung jawab dari maing-masing karyawan.
4. Prestasi kerja dan kompensasi
Berikan kompensasi atau penghargaan untuk karyawan yang berprestasi. Ini merupakan sebuah apresiasi terhadap karyawan yang memiliki kinerja yang baik. Hasil penilaian prestasi kerja karyawan ditentukan oleh kinerja yang telah dilakukan. Dengan memberikan kompensasi pada karyawan yang berprestasi, mereka akan merasa dihargai. Dan mereka akan berlomba-lomba memberikan kinerja yang terbaik saat bekerja. Sehingga tempat fotokopi dan alat tulis Anda akan selalu memberikan pelayanan terbaik kepada para pelanggan.
Selain kepuasan pelanggan, hal ini dapat membuka jalannya kesuksesan bagi bisnis Anda. Semakin banyak konsumen yang merasa dipuaskan dengan pelayanan para karyawan, maka akan lebih banyak pula keuntungan yang akan didapatkan. Beberapa contoh kompensasi untuk karyawan yang berprestasi antara lain, adanya sistem bonus sesuai dengan omzet yang didapatkan. Sehingga semakin banyak omzet yang didapatkan, akan semakin banyak pula bonus yang akan mereka dapatkan. Selain itu Anda dapat memberikan hadiah berupa voucher liburan untuk karyawan yang berdedikasi tinggi. Hal ini tentu saja untuk jangka panjang.
5. Keselamatan kerja
Hal yang harus diperhatikan untuk para karyawan adalah keselamatan mereka saat bekerja. Pastikan mereka bekerja dengan aman. Berikan pembinaan kepada karyawan untuk selalu meningkatkan kualitas kesehatan dan keamanan kerja. Bekerja di bisnis jasa fotokopi dapat berisiko untuk terkena kecelakaan kerja. Seperti, tergores cutter, atau luka-luka yang diakibatkan alat-alat yang lain.
Keselamatan dalam bekerja seringkali tidak diperhatikan oleh para karyawan. Saat mereka sedang sibuk dengan banyaknya konsumen, kecepatanlah yang menjadi prioritas utama bagi mereka. Untuk itu, Anda selaku atasan harus memberlakukan standart keselamatan saat bekerja. Wajibkan mereka untuk memakai pelindung tangan untuk menghindari segala kemungkinan kecelakaan yang akan terjadi.
Selain itu, berikan waktu istirahat untuk para karyawan. Istirahat makan siang bagi karyawan shift pagi dan istirahat makan malam untuk karyawan shif malam. Namun, pergunakan sistem bergiliran. Agar tetap ada karyawan yang dapat melayani konsumen. Karena karyawan Anda akan bekerja selama 8 jam berikan istirahat 1 jam setiap harinya. Dengan begitu karyawan akan mendapat waktu untuk dapat memulihkan tenaga dan selanjutnya dapat kembali bekerja.
Selain adanya jam istirahat, berikan libur 1 hari dalam seminggu secara bergantian untuk semua karyawan. Dengan adanya program kesehatan dan keselamatan kerja, diharapkan para karyawan dapat bekerja dengan lebih produktif, karena karyawan akan lebih jarang sakit sehingga menjadi jarang pula dia izin tidak masuk kerja.