Kita semua pasti pernah merasakan berada di posisi sebagai khalayak dari sebuah presentasi, entah presentasi bisnis, presentasi saat kuliah, atau presentasi di sebuah seminar. Waktu yang mungkin membuat Anda merasa bosan dan mengantuk ketika sedang berada di tengah-tengah presentasi. Namun, di saat yang lain Anda merasa sangat bersemangat dan menikmati presentasi tersebut. Bagaimana bisa? Sebuah presentasi harus dipersiapkan secara matang. Dari materi hingga pembicaranya. Pembicara yang kredibel dan data yang menarik akan membuat khalayak duduk memperhatikan Anda dengan seksama. Steve Job, misalnya. Ketika ia memotivasi orang, ia dapat membuat khalayak seperti tersihir sehingga dapat duduk berjam-jam mendengarkan pembicaraanya. Berbeda dengan orang yang tidak kredibel. Meskipun data yang disajikan cukup menarik, tetapi apabila sang pembicara tidak dapat menarik perhatian khalayak, data tersebut tetap tidak akan membuat khalayak mendengarkan omongan Anda.
Tidak semua pembicara handal memang memiliki bakat berkomunikasi sejak kecil. Malahan, lebih banyak pembicara yang jago karena belajar. Sebagai bukti, Anda dapat menemukan banyak sekolah dan tempat kursus agar Anda dapat menjadi pembicara yang baik. Selain mendaftar ke sekolah atau tempat kursus tersebut, kami memberikan lima jurus agar presentasi Anda dapat membuat khalayak duduk diam dan bertepuk tangan setelah Anda setelah menyampaikan data.
1. Mendengarkan khalayak
Salah satu kesalahan yang sering dilakukan oleh seorang pengusaha adalah terlalu sering membicarakan kelebihan-kelebihan yang dimiliki oleh perusahaannya. Mereka melewatkan kesempatan untuk bertanya an mendengarkan kebutuhan-kebutuhan para pelanggannya. Jared Reitzin, pendiri mobileSotrm, pernah mengatakan, “Nothing is more annying than someone is pitching you, and it’s all about them, their products”. Hal ini dapat dibenarkan krena tidak ada satu orang pun yang senang mendengarkan orang lain yang terus menerus hanya membicarakan tentang diri atau produk mereka. Apabila mereka terus melakukan hal seperti ini, berarti mereka melakukan komunikasi satu arah, di mana komunikasi satu arah kurang efektif dalam bisnis.
Seorang wakil presiden dari pengembangan bisnis dan pelatihan pemasaran dari Asher Sales Strategies yang berbasis di Washington, D. C. Menyarankan Anda untuk membuka presentasi Anda dengan pertanyaan yang berorientasi kepada khalayak, seperti “Saya telah menyiapkan diskusi untuk memberikan solusi bagi Anda, apakah ada yang berubah sejak terakhir kali kita bertemu?” kemudian “Apakah ada hal lain yang perlu kami tahu sebelum kita membicarakan lebih lanjut mengenai solusi ini?”. Pelanggan akan merasa diajak berpartisipasi dalam presentasi Anda dan mereka akan memberikan kunci tentang bagaimana memenangkan transaksi. Yang perlu Anda lakukan hanyalah bertanya beberapa pertanyaan, mendengarkan, lalu diam.
2. Persiapkan presentasi Anda sebaik mungkin sebelumnya
Tidak peduli sebagus apa atau seberapa sering melakukan presentasi, atau seberapa banyak khalayak yang mengagumi, Anda tetap harus melakukan persiapan yang matang sebelumnya untuk menghindari gagalnya presentasi. Carilah informasi selengkap-lengkapnya mengenai tema presentasi Anda. Anda dapat mencari referensi dari buku, internet, atau bahkan bertanya langsung kepada pihak yang terkait. Misalnya, Anda diharuskan melakukan presentasi kepada klien mengenai suatu produk baru. Apabila Anda masih belum mengetahui produk itu dengan jelas, Anda dapat bertanya langsung kepada orang-orang yang berhubungan. Setelah itu, buatlah poin-poin berupa outline dari presentasi Anda yang sudah mencakup keseluruhan materi dengan rapi dan jelas.
Apila Anda adalah orang yang baru belajar dan diharuskan untuk melakukan presentasi di depan banyak orang seperti di podium atau di atas panggung atau bahkan di televisi, Anda dapat melakukan latihan terlebih dahulu. Anda dapat merekam diri sendiri ketika sedang menyajikan data, kemudian lihat ulang videonya dan lihat di bagian mana yang masih kurang, mana yang harus ditambahkan, mana yang harus dihilangkan, dan lain-lain. Hal lain yang dapat dilakukan adalah meminta rekan-rekan Anda untuk menemani berlatih. Selain berlatih di depan orang, walaupun hanya dalam kelompok kecil, Anda dapat meminta rekan-rekan untuk memberi tahu apa saja yang kurang dan harus diperbaiki.
3. Buat presentasi Anda tampak hidup
Banyak para ahli yang tidak menyadari bahwa presentasi yang dilakukannya sangat membosankan dan tidak menarik. Mereka umumnya menyajikan terlalu banyak data statistik dengan nada yang monoton, suara yang kecil, dan dibalut dengan cerita-cerita yang membosankan juga. Terri Sjodin, pendiri dari Sjodin Communications, pernah bergurau dengan mengatakan, “Sometimes professionals have been giving the same presentation for so long they just slip into autopilot”. Pada zaman seperti sekarang, presentasi yang dilakukan harus menarik agar dapat mendapatkan dan mempertahankan perhatian khalayak.
Berpikir kreatif dan bersemangatlah ketika melakukan presentasi. Sajikan juga data-data Anda dengan cara yang menarik. Misalnya, daripada mengatakan, “sebanyak 8.734.135 penduduk di negara X belum pernah terikat hubungan atau sudah berpisah”, Anda dapat mengatakan, “Hampir sembilan juta orang masih jomblo di negara X”. Anda juga harus memperhatikan volume dan nada bicara Anda. Usahakan nada Anda naik-turun sesuai dengan konteks yang sedang Anda bicarakan. Pastikan juga suara Anda dapat terdengar oleh seluruh khalayak. Apabila khalayak Anda tampak bosan, lakukan presentasi secara komunikatif, misalnya bertanya pertanyaan-pertanyaan ringan yang dapat membuat khalayak kembali memperhatikan Anda. Anda juga bisa menyelipkan humor di tengah-tengah presentasi, namun apabila tidak yakin dengan kemampuan humor Anda, maka tidak perlu memaksakan.
4. Jangan bergantung pada alat bantu visual
Brosur dan slide show tidak dapat menjual produk Anda. Terkadang kita berpikir bahwa kita tidak perlu mempersiapkan presentasi kita secara matang karena sudah ada alat bantu visual. Tentu saja hal seperti ini tidak dapat dibenarkan. Alat visual hanya dibenarkan jika digunakan sebagai alat bantu. Anda tidak dapat terlalu bergantung pada alat-alat seperti ini. Orang-orang datang ke sebuah presentasi bukan untuk melihat brosur atau melihat slide show Anda. Mereka datang untuk mendengarkan penjelasan dari Anda. Mereka tidak mau membuang-buang waktunya untuk melihat benda yang dapat mereka lihat di rumah. Lagipula, apabila Anda terlalu bergantung pada alat ini, bisa jadi di tengah-tengah atau sebelum presentasi terjadi kesalahan teknis seperti laptop yang tidak mau menyala atau brosur Anda yang hilang. Hal-hal seperti ini tidak boleh menghentikan Anda. Anda harus tetap melanjutkan presentasi dengan atau tanpa alat bantu visual.