Rapat juga memerlukan perencanaan yang akan menjadi dasar jalannya rapat. Semua hal memerlukan rangkaian acara agar tidak berjalan asal-asalan. Format yang disajikan haruslah bisa mencakup semua hal yang dibuthkan dan diharapkan dapat mencapai tujuan. Dengan adanya format dalam rapat, diharapkan semua hal bisa terakomodir dan terlaksana dengan tepat. Ada beberapa format yang harus ada dalam sebuah rapat agar esensinya dapat ditangkap oleh semua peserta rapat itu sendiri.
1. Evaluasi
Tentunya rapat yang Anda lakukan haruslah berjalan rutin, karena hal itu akan dievaluasi di pertemuan berikutnya. Hal pertama yang harus dilakukan adalah mendiskusikan hal-hal apa saja yang terjadi pada karyawan dan keadaan penginapan semenjak rapat terakhir dilakukan. Hal itu akan membantu menemukan kesalahan dan hal yang seharusnya tidak ataupun harus dilakukan dalam menjalankan tugas dan pekerjan di sebuah penginapan. Penginapan ini erat kaitanyya dengan pelayanan dan fasilitas, pusatkan perhatian dan fokus pada dua hal tersebut.
Itu akan membantu Anda menemukan persoalan dan perkembangan yang dicapai. Misalnya saja dalam rapat sebelumnya ditetapkan bahwa pelayanan untuk tamu yang berkebutuhan khusus/difabel akan dispesialkan, maka semestinya pada rapat berikutnya akan dibahas mengenai perkebangan pelayanan yang diberikan karyawan terhadap tamu berkebutuhan khusus tersebut, jika terdapat kekurangan maka harus diperbaiki.
2. Hal baik yang dicapai
Tidak hanya hal buruk saja yang dibahas, namun hal positif dan memotivasi harus didiskusikan pula sebagai hal yang memotivasi. Itu akan berdampak baik bagi karyawan bahwa mereka telah melakukan tugas dengan tanggung jawab yang diandalkan. Semua hal positif akan mendorong mereka untuk mempertahankan bahkan mencapai hal lain yang lebih lagi di kesempatan selanjutnya.
Dalam contoh terhadap pelayanan pada tamu berkebutuhan khusus jika setelah rapat terkhir para karyawan dapat melaksanakan tugas mereka dengan baik, adanya kepuasan dan apresiasi tamu terhadap karyawan tersebut, maka hal itu patut disampaikan sehingga akan semakin memacu karyawan untuk berbuat lebih lagi.
3. Permasalahan
Permasalahan juga menjadi topik yang vital dibahas jika ingin penginapan Anda berkembang pesat. Hal itu akan membantu Anda memperbaiki hal-hal yang sekiranya memberi dampak pada berlangsungnya perkembangan penginapan Anda. Misalnya saja ketika dalam pelayanan tamu yang berkebutuhan khusus, karyawan menemukan adanya kesulitan dalam persediaan alat seperti kursi roda untuk membawa ke lantai atas atau toilet yang tak ramah pada tamu tersebut. Maka dalam rapat tersebut ada baiknya dibahas mengenai hal dan alat apa saja yang harus disediakan untuk mengakomodasi hal itu.
4. Penghargaan pada karyawan
Anda tidak selalu bisa memantau kinerja karyawan setiap harinya, namun Anda bisa meminta rangkuman hal spesial apa yang telah dilakukan karyawan pada pengawas atau orang yang dipercaya untuk melakukannya. Selanjutnya dalam rapat yang diadakan sampaikan hal yang mereka capai di depan peserta rapat yang lain, sampaikan terima kasih dan penghargaan pada karyawan tersebut.
Misalnya karyawan A membantu tamu berkebutuhan khusus untuk membawanya dan barang-barangnya dari lobi ke kamar lantai 10, tanpa meminta tip atau menyelamatkan dompet tamu dari penjambretan yang terjadi di wilayah sekitar penginapan yang mungkin saja terjadi. Hal itu harus Anda beri penghargaan sebagai bentuk dedikasi pelayanan.
5. Hal yang perlu ditingkatkan
Setelah membahas mengenai permasalahan, penghargaan lalu sampaikan pula apa saja yang perlu dicapai lebih lagi. Apa yang ingin Anda tingkatkan dalam kaitannya dengan performa karyawan dan pelayanan yang disuguhkan pada para tamu. Termasuk pula perbaikan terhadap permasalahan yang telah disampaikan sebelumnya. Sampaikan pula target yang ingin Anda raih dan perlu dicapai karyawan, yang akan dibahas pada rapat selanjutnya. Semua harus dijelaskan dengan tegas mengenai target dan perbaikan masalah yang telah dibahas sebelumnya.
6. Tanyakan pendapat dan saran
Buatlah suasana bahwa penginapan yang Anda miliki adalah milik bersama, sehingga ada perasaan seperti memiliki karena rasa kekeluargaan yang Anda tanamkan. Tanyakan saran-saran pada karyawan untuk perkembangan penginapan ke depannya. Jika mereka dilibatkan dalam kemajuan penginapan, maka akan semakin menambah loyalitas mereka. Loyalitas dan dedikasi karyawan penting didapatkan dalam usaha dalam bidang apapun.
7. Tanyakan keinginan
Tanyakanlah keinginan atau adakah hal yang ditanyakan dari para karyawan pada pimpinan rapat. Hal itu penting untuk mengetahui sampai dimana karyawan Anda memahami situasi dan kondisi mereka. Pertanyaan yang mereka ajukan adalah informasi tambahan yang akan Anda gunakan untuk menganalisis apa yang menjadi hambatan dan kendala mereka.
8. Masalah kesehatan dan keamanan
Kesehatan dan keamanan menjadi hal vital bagi karyawan untuk diperhatikan oleh atasan mereka, Andapun juga harus melakukan hal tersebut, karena bagi mereka hal itu sama dengan nyawa mereka. Jika kesehatan dan keamanan tidak terjamin dengan baik, merekapun tidak dapat bekerja maksimal dan akibatnya pekerjaan terhambat. Berikan yang menjadi hak mereka, maka Anda akan mendapat hak sebagai pemilik sebuah usaha. Anda harus memberi pengarahan pada para karyawan sebagai bentuk upaya pencegahan dan perlindungan karyawan Anda terhadap penularan penyakit.
9. Undang karyawan
Anda bisa meminta pada satu atau beberapa karyawan untuk berbincang mengenai keadaan internal karyawan. Konflik, ataupun kebutuhan yang spesifik yang mereka perlukan dalam pelaksanaan tugas. Sehingga semua hal dapat berjalan berdampingan tanpa hambatan besar yang berarti. Dan kalaupun ada permasalahan yang ada di internal karyawan akan segera dapat diatasi.
Menjaga sesuatu tetap di jalurnya memang tidak mudah. Jika Anda mengetahui kunci-kunci yang bisa diterapkan untuk mencapainya, maka hal tersebut akan mempermudah segalanya. Pengelolaan rapat yang baik dapat membantu Anda mengelola penginapan dengan lebih baik, hal tersebut merupakan sebuah sistem yang seiring berjalannya usaha akan menjadi inti dari bertahannya penginapannya.