Pernahkah
Anda membeli barang dan ternyata barang yang dibeli cacat atau mungkin tidak
sama dengan iklan? Pernahkah mengalami kualitas pelayanan yang buruk dari suatu
perusahaan? Menghadapi situasi seperti itu pasti sangat menjengkelkan. Daripada
kejengkelan tersebut berujung pada hal yang tidak bermanfaat, sebaiknya keluhan
tersebut bisa dituliskan lalu dikirim ke media cetak. Biasanya konsumen yang
mengajukan komplain akan dimuat di surat kabar dengan kolom surat pembaca. Nah,
bagaimana caranya agar keluhan kita didengarkan serta diperhatikan? Yuk simak 4
langkah jitu ini.
Anda membeli barang dan ternyata barang yang dibeli cacat atau mungkin tidak
sama dengan iklan? Pernahkah mengalami kualitas pelayanan yang buruk dari suatu
perusahaan? Menghadapi situasi seperti itu pasti sangat menjengkelkan. Daripada
kejengkelan tersebut berujung pada hal yang tidak bermanfaat, sebaiknya keluhan
tersebut bisa dituliskan lalu dikirim ke media cetak. Biasanya konsumen yang
mengajukan komplain akan dimuat di surat kabar dengan kolom surat pembaca. Nah,
bagaimana caranya agar keluhan kita didengarkan serta diperhatikan? Yuk simak 4
langkah jitu ini.
1.
Jelaskan duduk permasalahan
Jelaskan duduk permasalahan
Apabila
Anda merasa harus mengajukan komplain, sesegera mungkin hubungilah pihak-pihak
yang bertanggung jawab untuk menjelaskan duduk permasalahan dan solusi yang diinginkan.
Dalam banyak kasus komplain, panggilan telepon, kunjungan langsung ke
perusahaan atau mengirim surat komplain dapat memperbaiki permasalahan. Perusahaan
mungkin akan meminta mengirimkan pula bukti pembelian untuk menentukan
perbaikan, penggantian atau pengembalian dana.
Anda merasa harus mengajukan komplain, sesegera mungkin hubungilah pihak-pihak
yang bertanggung jawab untuk menjelaskan duduk permasalahan dan solusi yang diinginkan.
Dalam banyak kasus komplain, panggilan telepon, kunjungan langsung ke
perusahaan atau mengirim surat komplain dapat memperbaiki permasalahan. Perusahaan
mungkin akan meminta mengirimkan pula bukti pembelian untuk menentukan
perbaikan, penggantian atau pengembalian dana.
Jika
membayar barang atau jasa dengan kartu kredit, Anda bisa menggunakan struk kartu
kredit tersebut sebagai bukti pembelian. Salah satu cara yang baik untuk
memastikan bahwa surat komplain tidak terlalu subjektif adalah dengan tetap
berpegang pada fakta-fakta yang telah dialami. Anda dapat mencoba memulai surat
dengan menjelaskan duduk permasalahan dengan sopan dan jelas.
membayar barang atau jasa dengan kartu kredit, Anda bisa menggunakan struk kartu
kredit tersebut sebagai bukti pembelian. Salah satu cara yang baik untuk
memastikan bahwa surat komplain tidak terlalu subjektif adalah dengan tetap
berpegang pada fakta-fakta yang telah dialami. Anda dapat mencoba memulai surat
dengan menjelaskan duduk permasalahan dengan sopan dan jelas.
Surat
tersebut harus dituliskan dari sudut pandang orang pertama. Ingatlah bahwa
surat Anda akan dibaca oleh manusia yang memiliki loyalitas tertentu pada
pekerjaan dan perusahaan mereka. Jika Anda menjelaskan duduk permasalahan
secara baik-baik, mereka akan cenderung mau untuk membantu menyelesaikan
masalah. Di sisi lain, jika Anda membuat mereka marah dengan komplain yang
tidak jelas dan terlalu subjektif, mereka tidak akan melakukan solusi yang
tepat untuk membantu.
tersebut harus dituliskan dari sudut pandang orang pertama. Ingatlah bahwa
surat Anda akan dibaca oleh manusia yang memiliki loyalitas tertentu pada
pekerjaan dan perusahaan mereka. Jika Anda menjelaskan duduk permasalahan
secara baik-baik, mereka akan cenderung mau untuk membantu menyelesaikan
masalah. Di sisi lain, jika Anda membuat mereka marah dengan komplain yang
tidak jelas dan terlalu subjektif, mereka tidak akan melakukan solusi yang
tepat untuk membantu.
Oleh
karena itu, buatlah perincian tentang duduk permasalahan yang jelas sebelum
menuliskan surat komplain. Usahakan tulisan tersebut dibuat saat pikiran tidak
sedang kalut sehingga dapat menjabarkan permasalahan secara objektif. Jelaskan
komplain Anda dengan dasar hukum kuat yang dapat menyatakan fakta-fakta permasalahan
menjadi lebih jelas.
karena itu, buatlah perincian tentang duduk permasalahan yang jelas sebelum
menuliskan surat komplain. Usahakan tulisan tersebut dibuat saat pikiran tidak
sedang kalut sehingga dapat menjabarkan permasalahan secara objektif. Jelaskan
komplain Anda dengan dasar hukum kuat yang dapat menyatakan fakta-fakta permasalahan
menjadi lebih jelas.
2.
Jelaskan solusi yang diinginkan
Jelaskan solusi yang diinginkan
Sebelum
mengajukan komplain, sadarilah hak-hak konsumen di bawah hukum jika Anda
memiliki kontrak tertulis atau keterangan barang atau jasa yang telah dibeli.
Keluhan Anda hampir pasti akan jauh lebih efektif jika Anda menyadari hak-hak konsumen
sehingga solusi yang diinginkan akan dapat dijelaskan dengan baik. Saat menulis
surat komplain, jangan hanya berfokus pada permasalahan saja. Anda juga harus
mencari dan menjelaskan solusi yang dapat diterapkan untuk Anda dan perusahaan.
mengajukan komplain, sadarilah hak-hak konsumen di bawah hukum jika Anda
memiliki kontrak tertulis atau keterangan barang atau jasa yang telah dibeli.
Keluhan Anda hampir pasti akan jauh lebih efektif jika Anda menyadari hak-hak konsumen
sehingga solusi yang diinginkan akan dapat dijelaskan dengan baik. Saat menulis
surat komplain, jangan hanya berfokus pada permasalahan saja. Anda juga harus
mencari dan menjelaskan solusi yang dapat diterapkan untuk Anda dan perusahaan.
Buatlah
daftar rincian tentang solusi apa yang harus dilakukan perusahaan untuk dapat memuaskan
Anda sebagai pelanggan. Fleksibilitas perspektif dapat memungkinkan adanya ruang
untuk perkembangan kreativitas dalam mencari solusi. Berikanlah juga kesempatan
untuk bernegosiasi daripada terus-menerus mengajukan komplain dan tidak mau
merasa kalah.
daftar rincian tentang solusi apa yang harus dilakukan perusahaan untuk dapat memuaskan
Anda sebagai pelanggan. Fleksibilitas perspektif dapat memungkinkan adanya ruang
untuk perkembangan kreativitas dalam mencari solusi. Berikanlah juga kesempatan
untuk bernegosiasi daripada terus-menerus mengajukan komplain dan tidak mau
merasa kalah.
Apabila
Anda sudah membuat beberapa permintaan sebagai solusi penyelesaian komplain,
bersiaplah dengan tawaran yang mungkin mereka ajukan. Dengan membuat bersikap
positif dan terbuka, Anda menunjukkan kepada orang lain bahwa sudah bersedia
untuk benar-benar melakukan negosiasi untuk memecahkan masalah dan mencari
solusi terbaiknya. Hindarilah sikap defensif karena akan membuat mereka kesulitan
saat ingin membantu dan mencari solusi bersama-sama.
Anda sudah membuat beberapa permintaan sebagai solusi penyelesaian komplain,
bersiaplah dengan tawaran yang mungkin mereka ajukan. Dengan membuat bersikap
positif dan terbuka, Anda menunjukkan kepada orang lain bahwa sudah bersedia
untuk benar-benar melakukan negosiasi untuk memecahkan masalah dan mencari
solusi terbaiknya. Hindarilah sikap defensif karena akan membuat mereka kesulitan
saat ingin membantu dan mencari solusi bersama-sama.
3.
Buat daftar komplain
Buat daftar komplain
Buat
daftar komplain dengan memisahkan berbagai perspektif subjektif dengan permasalahan
utama yang paling penting. Segala sesuatu yang dituliskan dalam daftar komplain
sangat menentukan tinggi-rendahnya tingkat kritis permasalahan yang ada. Jika
keadaannya sudah kritis, Anda perlu meningkatkan pertimbangan hukum yang tepat
dalam komplain Anda. Tuliskanlah beberapa kata kunci penting untuk memperjelas
daftar komplain.
daftar komplain dengan memisahkan berbagai perspektif subjektif dengan permasalahan
utama yang paling penting. Segala sesuatu yang dituliskan dalam daftar komplain
sangat menentukan tinggi-rendahnya tingkat kritis permasalahan yang ada. Jika
keadaannya sudah kritis, Anda perlu meningkatkan pertimbangan hukum yang tepat
dalam komplain Anda. Tuliskanlah beberapa kata kunci penting untuk memperjelas
daftar komplain.
Jika
komplain dibuat dengan kata-kata yang non-spesifik dan umum, perusahaan
cenderung akan mengabaikannya. Hindarilah menuliskan pendapat pribadi atau
komentar subjektif dalam daftar komplain. Pada umumnya, perusahaan ingin
melihat bahwa Anda mempunyai sikap menghormati dan sopan selama mengajukan
komplain. Oleh akrena itu, jangan mengganggu tempat kerja atau bertindak tidak
masuk akal. Anda harus menyampaikan komplain dengan cara yang wajar dan
terperinci.
komplain dibuat dengan kata-kata yang non-spesifik dan umum, perusahaan
cenderung akan mengabaikannya. Hindarilah menuliskan pendapat pribadi atau
komentar subjektif dalam daftar komplain. Pada umumnya, perusahaan ingin
melihat bahwa Anda mempunyai sikap menghormati dan sopan selama mengajukan
komplain. Oleh akrena itu, jangan mengganggu tempat kerja atau bertindak tidak
masuk akal. Anda harus menyampaikan komplain dengan cara yang wajar dan
terperinci.
Pertimbangkan
untuk mendapatkan penasihat hukum independen tentang apa saja yang harus
dirinci dalam daftar komplain agar dapat sesuai dengan keadaan Anda. Masyarakat
setempat, pusat hukum, kantor bantuan hukum, atau pengacara bisa memberikan
beberapa saran yang membantu. Untuk komplain yang melibatkan uang dalam jumlah
besar, Anda mungkin harus mengambil tindakan hukum privat. Pastikan bahwa Anda
mendapatkan nasihat hukum yang baik, karena tindakan hukum bisa mahal dan tidak
ada jaminan akan berhasil.
untuk mendapatkan penasihat hukum independen tentang apa saja yang harus
dirinci dalam daftar komplain agar dapat sesuai dengan keadaan Anda. Masyarakat
setempat, pusat hukum, kantor bantuan hukum, atau pengacara bisa memberikan
beberapa saran yang membantu. Untuk komplain yang melibatkan uang dalam jumlah
besar, Anda mungkin harus mengambil tindakan hukum privat. Pastikan bahwa Anda
mendapatkan nasihat hukum yang baik, karena tindakan hukum bisa mahal dan tidak
ada jaminan akan berhasil.
4.
Berikan batas waktu
Berikan batas waktu
Buatlah
bagian penutupan dalam surat komplain Anda dengan pernyataan singkat yang mengulang
menekankan minat Anda untuk mencapai resolusi pada batas waktu tertentu. Apabila
komplain tetap diabaikan pada batas waktu tersebut, lakukan lebih banyak
pencarian informasi dan cobalah untuk menemukan nama (atau setidaknya posisi)
dari manajer perusahaan atau karyawan tingkat atas lainnya yang bekerja di
perusahaan tersebut.
bagian penutupan dalam surat komplain Anda dengan pernyataan singkat yang mengulang
menekankan minat Anda untuk mencapai resolusi pada batas waktu tertentu. Apabila
komplain tetap diabaikan pada batas waktu tersebut, lakukan lebih banyak
pencarian informasi dan cobalah untuk menemukan nama (atau setidaknya posisi)
dari manajer perusahaan atau karyawan tingkat atas lainnya yang bekerja di
perusahaan tersebut.
Tuliskanlah
surat komplain yang sama, tetapi jangan lupa menyesuaikan dengan penerima surat
tersebut yang baru. Jika surat Anda berulang kali diabaikan, tingkatkanlah intensitas
komplain dengan membahas kemungkinan konsekuensi hukum seperti mengadukan keluhan
ke lembaga-lembaga sosial. Jika situasi telah mencapai titik di mana Anda
merasa perlu melakukan ancaman, Anda dapat menyewa pengacara dan membawa kasus
ke persidangan.
surat komplain yang sama, tetapi jangan lupa menyesuaikan dengan penerima surat
tersebut yang baru. Jika surat Anda berulang kali diabaikan, tingkatkanlah intensitas
komplain dengan membahas kemungkinan konsekuensi hukum seperti mengadukan keluhan
ke lembaga-lembaga sosial. Jika situasi telah mencapai titik di mana Anda
merasa perlu melakukan ancaman, Anda dapat menyewa pengacara dan membawa kasus
ke persidangan.
Bersikaplah
sangat hati-hati dengan pengajuan komplain yang sudah dibawa ke meja hijau. Perlu
pemikiran dan perencanaan ke depan apabila Anda mungkin harus mendapatkan tuntutan
lebih atas komplain yang sudah diajukan. Pertimbangkan untuk mendapatkan
nasihat hukum sebelum mengajukan komplain dengan kasus yang serius. Kunci
kesabaran saat mengajukan komplain adalah dengan mengingat bahwa surat Anda
sedang dibaca oleh manusia yang mungkin dapat mencari solusi terbaik dan ingin
membantu. Beri mereka kesempatan untuk menyelamatkan kehormatan perusahaan dan
mereka akan segera membantu untuk memenuhi kebutuhan komplain Anda.
sangat hati-hati dengan pengajuan komplain yang sudah dibawa ke meja hijau. Perlu
pemikiran dan perencanaan ke depan apabila Anda mungkin harus mendapatkan tuntutan
lebih atas komplain yang sudah diajukan. Pertimbangkan untuk mendapatkan
nasihat hukum sebelum mengajukan komplain dengan kasus yang serius. Kunci
kesabaran saat mengajukan komplain adalah dengan mengingat bahwa surat Anda
sedang dibaca oleh manusia yang mungkin dapat mencari solusi terbaik dan ingin
membantu. Beri mereka kesempatan untuk menyelamatkan kehormatan perusahaan dan
mereka akan segera membantu untuk memenuhi kebutuhan komplain Anda.