Sebelum memulai bisnis fotokopi, tentu Anda harus memiliki mesin fotokopi terlebih dahulu. Apa sajakah yang harus diperhatikan saat akan membeli mesin fotokopi baru? Meskipun mesin dalam kondisi baru, Anda perlu memperhatikan beberapa tips di bawah ini.
1. Sesuaikan anggaran
Carilah dan pilih mesin fotokopi sesuai dengan anggaran yang Anda miliki. Hindari pembelian mesin fotokopi yang melebihi anggaran. Hal ini justru akan membuat pengeluaran Anda menjadi membengkak. Usahakan pilihlah mesin fotokopi dengan kualitas yang terbaik tanpa menambahkan anggaran yang sudah disediakan. Karena penting bagi seorang pengusaha untuk dapat tepat dan sesuai pada perencanaan yang sudah dibuat. Terutama anggaran.
Sebelum memutuskan untuk membuka sebuah usaha fotokopi, tentu Anda sudah membuat rancangan anggaran yang dibutuhkan untuk membuka usaha tersebut, bukan? Untuk itu alokasikan dana dengan tepat dan cermat. Apabila pembelian mesin melebihi batas maksimal pada rancangan anggaran, maka akan ada item yang harus dikorbankan atau dikurangi anggarannya.
2. Sesuaikan mesin dengan kebutuhan usaha
Selain menyesuaikan anggaran, Anda juga harus menyesuaikan mesin yang akan dibeli dengan kebutuhan usaha. Misalnya apabila Anda akan membuka usaha jasa fotokopi dan jasa print atau cetak, maka belilah mesin fotokopi yang sudah terdapat harddisk komputer sehingga dapat mencetak file-file atau dokumen langsung dari data komputer.
Namun, jika yang akan dibuka adalah jasa fotokopi saja, maka tidak perlu membeli mesin dengan harddisk komputer. Karena biasanya mesin fotokopi yang biasa harganya jauh lebih murah. Sehingga mesin yang Anda beli harus benar-benar tepat guna.
3. Ketersediaan tempat reparasi dan suku cadang
Tips berkutnya yang harus diperhatikan adalah pilihlah mesin fotokopi yang memiliki service center di kota Anda dan juga suku cadang dari mesin fotokopi tersebut mudah untuk didapatkan. Sehingga apabila terjadi kerusakan, Anda tidak sulit untuk menghubungi service center dan mencari suku cadangnya.
4. Pilih mesin fotokopi dengan perawatan mudah
Sebelum memutuskan untuk membeli sebuah mesin fotokopi terlebih dahulu Anda harus membaca cara-cara perawatannya. Pilihlah mesin yang mudah perawatannya. Janganlah memilih mesin fotokopi dengan perawatan yang cukup sulit. Karena hal ini pun tentu akan menyulitkan Anda di kemudian hari. Mesin fotokopi yang membutuhkan perawatan sulit atau perawatan khusus cenderung mudah mengalami kerusakan. Untuk menjalankan sebuah bisnis fotokopi dianjurkan untuk memilih mesin dengan perawatan yang mudah.
5. Sesuaikan mesin dengan tegangan listrik
Tips selanjutnya untuk memilih mesin fotokopi adalah Anda hendaknya menyesuaikan mesin fotokopi dengan tegangan listrik di tempat usaha. Karena apabila listrik yang digunakan untuk menjalankan mesin itu tidak stabil, mesin fotokopi tersebut akan mudah rusak karena mengalami naik atau turun nya tegangan secara tiba-tiba. Dan jangan pilih mesin melebihi kapasitas maksimal daya listrik di tempat usaha Anda. Jika terpaksa, gunakan bantuan stabilizer untuk menstabilkan listrik.
6. Usahakan memilih mesin fotokopi digital
Ada beberapa macam jenis mesin fotokopi. Tetapi disarankan untuk memilih mesin fotokopi jenis digital. Mesin dengan jenis ini merupakan mesin dengan keluaran terbaru, yang tentu saja suku cadangnya jauh lebih berkualitas daripada mesin yang manual. Selain itu mesin digital akan lebih mudah untuk menggunakannya. Pada mesin fotokopi digital juga memiliki lebih banyak fitur dibandingkan mesin fotokopi yang manual atau analog. Seperti copy, scan dan print. Sehingga usaha yang dibuka tidak hanya melayani jasa fotokopi saja, tetapi bisa scan dan print, tanpa harus mengeluarkan anggaran lagi untuk membeli 2 peralatan tersebut.
7. Pastikan ‘consumable parts’ tersedia
Consumble parts merupakan komponen-komponen yang terdapat pada mesin. Untuk itu pastikan Anda sudah mengetahui apa saja komponen-komponen umum pada mesin fotokopi. Sehingga apabila ada kekurangan pada saat akan membeli mesin, Anda dapat mengetahuinya. Beberapa komponen penting itu antara lain, toner, unit drum, unit pemanas, roll, dll. Jangan sampai mesin yang dibeli salah satu komponen nya tidak ada. Karena hal itu dapat membuat mesin fotokopi Anda terganggu proses bekerja nya atau bahkan malah tidak dapat bekerja.
8. Garansi servis
Garansi servis sangat penting dimiliki dari mesin yang akan Anda beli. Pada umunya garansi yang diberikan dari pabrik antara 1-3 tahun. Sehingga apabila ada gangguan atau kerusakan sebelum masa garansinya habis, Anda mendapatkan fasilitas servis gratis dari service center yang sudah ditentukan. Untuk itu lakukan pengecekan, apakah di dalam kemasan mesin terdapat kartu garansi lengkap dengan manual user atau buku panduan. Bisa juga langsung ditanyakan kepada karyawan toko dimana Anda membeli mesin tersebut.
9. Minta pengarahan pada ahlinya
Tidak ada salahnya untuk meminta pengarahan kepada konsultan yang sudah berpengalaman. Atau bisa juga minta pengarahan kepada seseorang yang sudah sukses berbisnis jasa fotokopi. Dengan begitu Anda akan mendapatkan informasi yang sangat berguna dari orang yang lebih berpengalaman. Sehingga nantinya tidak akan menemukan kendala dalam memilih mesin fotokopi.
10. Cobalah sebelum membeli
Saat akan membeli barang apapun khususnya peralatan elektronik, tentu harus dicoba terlebih dahulu. Begitu juga dengan mesin fotokopi. Cobalah mesin tersebut. Anda perlu tahu apakah mesin yang akan dibeli berjalan normal atau tidak. Tentu hal itu tidak akan bisa diketahui jika hanya mengecek komponen saja.
Kelengkapan komponen pada mesin belum menjamin mesin itu dapat bekerja dengan baik atau ada gangguan. Dan satu-satunya solusi untuk masalah ini adalah dengan mencoba mesin fotokopi, namun tidak perlu berlebihan cukup seperlunya saja. Cobalah untuk menyalin 1 atau 2 lembar dokumen. Setelah semua dapat berjalan normal dan lancar tanpa gangguan, barulah Anda dapat menentukan pilihan pada mesin tersebut.