Bekerja dimanapun, apalagi di tempat yang mengharuskan kita berhubungan dengan banyak orang, memang menuntut kita lebih bisa menjaga penampilan, sikap, dan kepatutan. Meskipun mungkin kemampuan komunikasi yang bagus melalui telepon, email ataupun berbagai akun lainnya juga dibutuhkan. Ada banyak hal lain yang menjadi pertimbangan seseorang dinyatakan sebagai resepsionis yang baik atau tidak. Ingin tahu apa saja. Yuk kita simak.
Kemampuan mengatur yang baik
Resepsionis adalah wajah perusahaan atau tempat usaha. Disanalah tempat pertama kali tamu, pengunjung ataupun pelanggan berbicara dan berkomunikasi dengan bagian perusahaan tersebut. Maka kemampuan multi tasking mutlak diperlukan untuk menunjang setiap saat oleh resepsionis. Setiap orang tentu memiliki kemampuan unggul masing-masing.
Sebagai resepsionis, yang harus dilakukan adalah memperdalam dan mengasah kemampuan dalam mengatur segala sesuatu. Anda harus bisa melakukan banyak hal dalam waktu bersamaan. Jika ingin terus bertahan di tempat Anda bekerja, hal pertama yang bisa dilakukan yaitu dengan menyimpan berbagai dokumen penting yang mungkin dibutuhkan oleh atasan ataupun klien.
Pisahkan dalam folder yang berbeda. Ini membantu untuk menghemat waktu saat mereka membutuhkan data-data tersebut. Anda hanya harus membuka dan menyiapkannya tanpa perlu mencari lagi. Selalu siapkan semua informasi yang sekiranya dibutuhkan oleh atasan, tamu, klien atau siapapun yang nantinya berhubungan dengan perusahaan tempat Anda bekerja.
Cara selanjutnya yaitu dengan memotovasi diri sendiri untuk terus berkreasi dan kretif menyiapkan semua tugas dan kewajiban sendiri tanpa harus menunggu untuk disuruh ataupun diancam. Jika sudah terlatih untuk teratur, Anda akan mengetahui apa saja yang perlu dilengkapi dalam menyelesaikan tugas. Selain itu juga harus selalu menyimpan nomor-nomor penting orang-orang di perusahaan Anda. Rekan kerja, atasan, hingga klien. Suatu saat pasti akan sangat membutuhkannya.
Up date teknologi
Sebagai seorang resepsionis, peralatan penting yang berbau teknologi yang akrab dengan Anda adalah telepon beserta semua tombol yang berkaitan dengannya. Untuk semakin mengembangkan kemampuan, ada baiknya Anda mulai mempelajari dan mendalami keahlian lain yang masih berhubungan dengan profesi dan pekerjaan Anda. Misalnya saja mendalami komputer dengan microsoft word atau excel yang menyertainya.
Karena tidak bisa dipungkiri bahwa penggunaannya sudah sangat penting, apalagi data dari klien, atasan atau tamu umumnya dalam bentuk ms.word dan ms. excel. Anda juga harus mau untuk belajar mengenai permesinan. Bukan dalam arti sesungguhnya, karena resepsionis biasa berhubungan dengan mesin foto kopi, scanner, ataupun printer.
Karena hampir setiap hari berhubungan dengannya, maka setidaknya tahu bagaimana mengoperasikan, mengatasi masalah sepele seperti kehabisan tinta, hingga memperbaiki permasalahan kecil yang kadangkala menghampiri, seperti ngadatnya peralatan. Semua hal ini harus Anda ketahui sebagai resepsionis karena akan meningkatkan nilai tawar Anda di hadapan atasan.
Jadilah orang kepercayaan
Resepsionis harusnya berada di meja setiap waktu. Dengan semua etos kerja yang sudah Anda tunjukkan selama ini, bisa jadi atasan ataupun klien melimpahkan semua tugas dari yang sederhana hingga yang paling sulit kepada Anda. Walaupun mungkin mereka tidak tahu bagaimana sulitnya untuk membagi pekerjaan yang bertumpuk.
Mungkin sedikit berat pada awalnya, namun hal ini akan sangat bermanfaat di kemudian hari. Selalu ingat bahwa jika diberi tanggung jawab yang melebhi porsi tugas Anda, berarti Anda memiliki kualitas yang baik sebagai seorang resepsionis dan berimbas pada percepatan jabatan ataupun pangkat.
Kemampuan mendengarkan
Salah satu yang bisa ditingkat selain multi tasking adalah kemampuan mendengarkan yang baik. Seperti yang telah diungkapkan sebelumnya bahwa resepsionis selalu berhubungan dengan banyak orang yang tentunya mereka minta untuk didengar segala permasalahan, keinginan, ataupun keperluan baik itu melalui telepon ataupun tatap muka secara langsung.
Dengan menjadi pendengar yang baik, akan menghemat waktu dan tenaga untuk menjawab segala pertanyaan mereka, mengakomodir permintaan mereka, ataupun memberi informasi yang mereka ingin tahu. Efisiensi sangat penting dalam pekerjaan Anda, mengingat banyaknya tugas yang selalu harus dikerjakan setiap saat. Dengan menjadi pendengar yang baik, Anda sudah efisien terhadap waktu dan bisa melayani mereka dengan baik tanpa melalaikan tugas utama lainnya.
Buat catatan
Jika atasan meminta sesuatu atau membutuhkan data yang harus segera disiapkan, buat catatan dengan spesifikasi yang atasan inginkan. Buat rincian untuk memudahkan segala hal yang berhubungan dengannya. Jika ada telepon menanyakan mengenai hal penting mengenai perusahaan atau ingin berhubungan langsung dengan perusahaan, maka selalu ingat untuk mencatat identitas si penenlepon secara lengkap (nama, identitas, kontak, keperluan).
Mencatat semua keperluan adalah cara mudah untuk mengorganisir atau mengatur berbagai jadwal dan tugas yang harus diselesaikan menyangkut tugas Anda sebagai resepsionis. Misalnya saja jika menerima telepon yang hendak ada keperluan dengan atasan, namun yang bersangkutan sedang tidak di tempat. Anda bisa menanyakan mengenai identitas dan keperluannya, catat dengan rinci lalu bacakan kembali apa yang sudah dicatat kepada si penenlepon untuk memastikan bahwa maksud keduanya adalah sama. Hal itu untuk menghindarkan dari kesalahan penafsiran yng mungkin saja terjadi karena komunikasi yang hanya dari telepon.
Jawab telepon dengan sopan
Respon yang baik akan memberi feedback yang baik pula. Jika Anda menerima telepon, jawablah pada dering kedua, hal ini sebagai tanda kesopanan kepada tamu atau klien agar tidak menunggu terlalu lama.
Bangun hubungan yang baik
Anda memang bekerja di perusahaan dan tunduk langsung pada aturan perusahaan tersebut, namun bukan berarti tidak peduli dengan hubungan pertemanan ataupun membina keharmonisan antar karyawan. Anda bisa saja melakukan banyak hal yang meyenangkan dengan mereka di luar kepenatan tugas yang menjadi kewajiban Anda selama ini.
Lakukan pendekatan dengan mereka selama interaksi dalam pekerjaan, bersikap ramah sangat diperlukan untuk memulainya. Terbuka dalam segala permasalahan dan kendala yang dihadapi selama bekerja di kantor tersebut juga menjadi poin untuk saling bertukar pikiran agar menjadi lebih baik ke depannya.
Tangani keperluan klien dengan efisien dan baik
Memang sulit untuk membuat klien merasa nyaman, terlayani dengan baik dan diakomodir semua keperluannya. Ketika tamu atau klien datang, Anda sudah mengetahui identitas pastinya, segera tanyakan ada keperluan apa dan dengan siapa mereka ingin bertemu. Pastikan untuk selalu menyebut nama depan dan belakang orang yang dituju. Hal itu akan memudahkan mengetahui pasti apakah keinginan klien dapat terpenuhi atau tidak.
Resepsionis yang baik selalu berusaha menjadi penenang untuk semua orang yang dihadapinya. Kemampuan Anda melobi dan mengakomodir segala keperluan orang-orang penting di sekeliling akan memuluskan langkah menuju promosi kerja yang lebih baik. Di samping itu, mendapat catatan prestasi baik dari orang-orang yang pernah berhubungan dengan Anda.