Rapat sangat penting dilakukan untuk membantu membangun kerja sama yang saling menguntungkan di antara karyawan dan atasan. Rapat membantu Anda mengetahui apa yang dibutuhkan dan dikeluhkan oleh karyawan dan membantu mengatasi serta mencari solusi. Rapat bukan hanya persoalan berkumpul bersama dan membahas permasalahan yang ada, sehingga bisa dilakukan asal-asalan. Rapat juga memerlukan hal-hal tertentu untuk dilakukan agar bisa berjalan lancar, efektif, dan menemukan solusi. Berikut ada beberapa hal penting yang bisa Anda lakukan agar rapat berjalan sesuai tujuan.
1. Ingatkan karyawan
Rapat yang sudah rutin dilakukan akan lebih baik jika selalu diingatkan pada karyawan Anda. Jika rapat rutin dilakukan 1 minggu sekali, maka saat rapat terakhir Anda harus pastikan pula untuk memberitahu karyawan mengenai jadwal yang ada. Hal itu dimaksudkan saat hari rapat berikutnya karyawan di penginapan tersebut bisa masuk dan mengosongkan jadwal pribadi yang direncanakan. Rapat yang hanya seminggu sekali akan lebih efektif jika dilakukan dan diikuti semua anggota.
2. Saat yang pas untuk rapat
Anda bisa mengadakan rapat saat siang hari, bisa sebelum atau setelah makan siang, saat yang tenang untuk melakukan sebuah pertemuan untuk membahas hal-hal yang sekiranya penting untuk masalah pekerjaan dan karyawan itu sendiri. Siang hari dalam suasana yang sudah santai akan memudahkan para peserta rapat lebih nyaman untuk menerima dan mengemukakan pendapat. Hindari mengadakan rapat rutin pada pagi hari, karena hanya akan menambah tingkat stres karyawan karena padatnya hal yang harus dipikirkan saat pagi.
3. Lama rapat
Jangan terlalu lama dalam melakukan rapat. Anda bisa mempersingkat waktu tersebut agar esensi rapat lebih efektif dan tersampaikan. Rapat yang efektif bisa dilakukan selama 15-20 menit. Selama kurun waktu tersebut, diharapkan semua hal yang akan disampaikan dapat diterima semua karyawan dan diaplikasikan. Bukan hanya menjadi wacana.
Berikan pula waktu karyawan untuk mengemukakan keluhan dan saran mereka dalam pelayanan penginapan. Sampaikan jawaban diplomatis Anda yang membantu mereka mengatasi permasalahan, dan pastikan Anda tidak menjatuhkan mental dan membuat mereka pesimis, karena hal tersebut akan mempengaruhi pekerjaan nantinya. Rapat yang terlalu lama hanya akan membuang waktu, tenaga dan pikiran karena dilanda kebosanan. Para pegawai Anda juga memerlukan waktu untuk diri mereka sendiri, dan beristirahat sebelum akhirnya kembali bekerja.
4. Jangan kaku dan buat kesan positif
Rapat fungsinya untuk menjalin kerjasama yang seimbang dan terarah antara atasan dan karyawan. Sesuatu yang dilakukan dengan keadaan santai akan lebih mudah masuk ke alam bawah sadar kita dan tercermin sendirinya dengan perilaku selanjutnya. Jangan buat suasana rapat menjadi kaku dan tidak menyenangkan atau serius.
Buatlah suasana seakan Anda sedang berkumpul dengan teman-teman, dan selingan dengan pembicaraan persoalan yang ada di penginapan. Mereka akan terbawa suasana dan bisa mengeluarkan pendapat sesuai kebutuhan. Suasana positif yang sudah terbentuk akan membuat semua peserta rapat mendapat semangat dan dapat menciptakan warna baru dalam pekerjaan mereka.
5. Ide baru
Dengan suasana santai dan positif untuk melakukan rapat, Anda bisa juga meminta bantuan karyawan untuk mengemukakan pendapat serta ide mereka mengenai berkembangnya penginapan. Ide dari banyak orang tentunya akan menambah persediaan inovasi baru yang bisa dimanfaatkan untuk kemajuan bersama.
Ide baru yang disampaikan karyawan ini nantinya bisa Anda lombakan dengan tawaran hadiah yang menggiurkan. Tentunya hal ini menambah semangat para karyawan untuk mencari dan menggali potensi pikiran mereka. Hal tersebut juga memperluas peluang Anda untuk maju.
6. Menghargai pendapat
Tentunya setiap orang memiliki pemikiran masing masing dalam mengemukakan pendapat, entah itu mengenai hal positif atau negatif. Begitu pula dengan ide, setiap ide yang dikemukakan para karyawan haruslah dihargai dan tidak dicela. Jika Anda melakukannya, hal itu tidak akan menurunkan semangat berjuang mereka, malah akan semakin berusaha menggali pikiran untuk menemukan inovasi yang bisa diterapkan dalam fasilitas dan pelayanan di penginapan. Hargailah setiap hal dan ide yang disampaikan, itu akan membantu Anda menyelesaikan masalah.
7. Buat karyawan berpartisipasi dalam diskusi
Tidak mudah memang mengemukakan ide dan gagasan, maka dari itu suasana yang menyenangkan harus Anda bentuk terlebih dahulu sebelum melakukan rapat rutin. Suasana ini akan menyenagkan untuk dijalani walaupun dalam waktu yang lama, karena semua karyawan harus berpartisipasi dalam mengemukakan kritik, saran serta ide yang akan dipakai untuk mengembangkan penginapan tempat mereka bekerja.
Buat semacam forum diskusi yang melibatkan mereka, dan keharusan untuk mengeluarkan ide, gagasan, dan pendapat. Dengan keterlibatan mereka dalam semua bagian rapat, akan lebih mudah untuk melakukan diskusi. Ditambah lagi mereka adalah pihak terkait yang langsung berhubungan dengan para tamu, sehingga pasti mereka mengerti betul bagaimana masalah dan keinginan tamu serta pelanggan Anda.
8. Wibawa
Bukan karena keadaan rapat yang menyenangkan lantas para karyawan menjadi terlalu santai dalam bersikap pada Anda atasannya. Anda masih harus memberi kesan wibawa dan kharisma yang akan membuat mereka menyadari posisi Anda. Ini penting karena para karyawan harus bisa menempatkan diri dalam bersikap, kapan harus profesional dan ada saatnya pula dibolehkan untuk bersikap informal. Pertahankan posisi Anda dengan tetap memberi sedikit jarak pada mereka.
Mengelola rapat membutuhkan trik-trik khusus yang akan membantu Anda dapat mengelola penginapan Anda dengan ide-ide segar mereka. Keluhan, kritik dan saran merekapun dibutuhkan agar memajukan dan mengevalasi kekurangan penginapan dan tempat usaha Anda lainnya. Yang harus Anda perhatikan adalah bagaimana mempertahankan loyalitas mereka agar tetap bersedia untuk membantu Anda menjalankan dan mengembangkan usaha tersebut. Karyawan akan sangat berterimakasih jika Anda mau menghargai hal-hal yang telah mereka upayakan selama ini.