Di dalam sebuah bisnis tentu harus dijalankan dengan manajemen yang benar. Begitu juga dengan bisnis jasa fotokopi dan alat tulis. Sukses atau tidak suatu bisnis tergantung dengan aspek-aspek manajemen yang dijalankan. Manejemen terbagi menjadi 4 tahap. Apa saja dan bagaimanakah 4 tahap itu dijalankan? Mari, kita bahas.
1. Perencanaan (Planning)
Tahap ini, merupakan tahapan penting dari sebuah bisnis. Untuk membuka sebuah bisnis diperlukan perencanaan yang sangat matang. Karena perencanaan akan menentukan bagaimana sebuah bisnis akan dijalankan. Apabila sebuah bisnis dijalankan tanpa perencanaan yang matang, maka kemungkinan besar bisnis tersebut tidak akan berjalan dengan baik.
Sebelum memulai bisnis khususnya disini adalah bisnis fotokopi dan alat tulis, buatlah perencanaan atau planning apa saja yang dibutuhkan, akan bagaimana dijalankan, dan akan dibawa kemana. Apa sajakah yang dibutuhkan untuk membuka sebuah bisnis fotokopi dan alat tulis? Antara lain yaitu permodalan, lokasi, peralatan (seperti mesin fotokopi, alat pemotong kertas, dan lain-lain), bahan-bahan (seperti kertas, lakban, sampul, dan lain-lain), display/etalase, barang dagangan alat tulis, dan SDM.
Beberapa item di atas merupakan contoh, apa saja yang harus dipersiapkan untuk membuka sebuah bisnis fotokopi dan alat tulis. Tetapi perencanaan tidak berhenti sampai di situ saja. Anda pun juga harus merencanakan target pasar dari jasa fotokopi dan alat tulis yang akan dijalankan. Apakah ditujukan untuk para pelajar? Atau ditujukan untuk perkantoran dan masyarakat umum?
Selain target pasar, hal lain yang harus di rencanakan jauh-jauh hari adalah bagaimana bisnis fotokopi dan alat tulis Anda akan dipromosikan untuk diperkenalkan kepada konsumen. Dengan perencanaan yang matang, baik perencanaan jangka pendek maupun jangka panjang. Maka usaha jasa fotokopi dan alat tulis yang akan Anda jalankan besar kemungkinannya akan menjadi sebuah bisnis yang sukses dan berkembang.
2. Pengorganisasian (Organizing)
Tahap kedua dalam suatu manajemen bisnis adalah tahap pengorganisasian atau organizing. Buatlah struktur organisasi yang sederhana. Yakni pemilik usaha berada di atas para karyawan. Meskipun begitu, Anda juga harus memperlakukan karyawan dengan baik. Yang paling penting adalah para anggota di struktur organisasi tersebut memiliki pemikiran yang sejalan. Tujuan utama berbisnis tentu saja untuk mencari keuntungan. Keuntungan akan mudah didapat apabila bisnis fotokopi dan alat tulis Anda memiliki banyak konsumen.
Banyaknya konsumen akan didapat hanya dengan pelayanan yang terbaik dari para kru atau karyawan di tempat usaha Anda. Untuk itu, samakan visi dan misi Anda dengan para karyawan. Buatlah job desc atau pembagian tugas bagi masing-masing karyawan. Agar setiap karyawan dapat melakukan aktivitas sesuai dengan tugas masing-masing untuk menuju sebuah tujuan bersama.
3. Pengarahan (Actuating)
Pengarahan kepada setiap karyawan sangat perlu dilakukan oleh seorang atasan. Baik di awal pembukaan ataupun saat bisnis sudah berjalan. Gunakan wewenang sebagai atasan secara positif. Sebagai atasan, Anda dapat memberikan pengarahan dan juga motivasi kepada para karyawan. Agar setiap karyawan dapat melaksanakan tanggung jawabnya untuk memberikan pelayanan yang memuaskan bagi semua konsumen.
Dengan adanya pengarahan ini, diharapkan dapat membuat para karyawan mengerti apa yang harus mereka kerjakan. Sehingga kecil kemungkinan ada karyawan yang melakukan kesalahan. Pengarahan yang dilakukan pun tidak hanya pada bisnis akan mulai dibuka. Tetapi lakukan pengarahan terus menerus secara berkala. Misalnya dalam jangka waktu 1 bulan sekali. Karena sebuah usaha harus mengalami peningkatan dari waktu ke waktu. Untuk itu ada baiknya untuk mengadakan pertemuan semacam briefing dalam jangka waktu setiap 1 bulan untuk awal pembukaan.
Lakukan pengarahan kepada karyawan untuk senantiasa meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. Selain itu lakukan juga evaluasi setiap bulannya. Agar karyawan Anda mengerti apa yang kurang atau salah dalam pekerjaannya. Sehingga di bulan berikutnya, dia akan berusaha untuk memperbaiki kesalahannya tersebut. Karena apabila Anda membiarkan terjadinya kesalahan-kesalahan kecil pada karyawan pada waktu yang lama, hal ini akan berpengaruh kepada kelangsungan bisnis yang sedang dijalankan.
4. Pengendalian (Controlling)
Tahap yang terakhir untuk menunjang aspek manajemen yang baik dalam sebuah bisnis adalah pengendalian atau controlling. Sebagai atasan, Anda berhak untuk terus melakukan pengawasan untuk setiap aktivitas yang terjadi di bisnis fotokopi dan alat tulis. Karena bisnis ini merupakan bisnis yang menjual jasa, maka pelayanan kepada konsumen memegang peranan penting untuk kesuksesan bisnis ini. Adanya tahap ini adalah bertujuan untuk mencegah adanya aktivitas yang menyimpang dan tidak sesuai dengan apa yang sudah direncanakan.
Gunakan metode pengawasan yang bersifat dinamis, fleksibel, dan ekonomis. Sehingga kegiatan ini dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja. Setelah melakukan pengawasan, lakukan pengendalian. Di dalam kegiatan pengawasan, tentu Anda akan menemukan beberapa aktivitas dari karyawan yang tidak sesuai dengan apa yang sudah direncanakan. Untuk itu diperlukan adanya pengendalian.
Kegiatan pengendalian ini hendaknya menerapkan sistem pengendalian yang efektif, yaitu akurat, tepat waktu, strategis, realistis, dan objektif. Dengan pengendalian sistem ini diharapkan para karyawan di tempat usaha Anda dapat memuaskan para pelanggan dan meminimalisir terjadinya kesalahan yang berulang-ulang. Untuk contoh dalam hal ini adalah, awasilah karyawan saat sedang melayani konsumen. Bagaimana keramahannya? Apakah komunikatif?
Anda juga dapat melakukan survei kepada para pelanggan. Berikan kuisioner kepada pelanggan yang sedang menunggu. Di situ, Anda akan mengetahui apa saja kekurangan dan hal yang membuat pelanggan tidak nyaman. Cara ini merupakan cara yang paling efektif dan efisien. Karena Anda tidak perlu melakukan pengawasan terus-menerus kepada karyawan. Selain itu, Anda akan langsung mendapatkan informasi dari para pelanggan yang sudah menggunakan jasa bisnis fotokopi dan alat tulis milik Anda.